De acordo com o portal norte-americano recordnations.com, é possível reconhecer a má gestão de documentos de uma empresa através de 4 sintomas distintos:
- Pilhas de papel crescem mais rápido do que documentos conseguem ser arquivados.
- Compartilhamento de informação é um processo extremamente incômodo.
- Armazenamento de papel ocupa o maior espaço da empresa.
- Documentos perdidos tomam um tempo considerável para serem encontrados.
Por isso, as consequências dessa má gestão são conhecidas: desperdício de tempo das equipes, espaço físico caríssimo usado para armazenar papéis, perda de informação sensível, comunicação ruim e aumento do stress entre colaboradores devido ao desafio desnecessário de compartilhar informações.
Para resolver a má gestão de documentos, o ideal é adotar a transformação digital, e partir para soluções de gestão eletrônica de documentos – atualmente conhecidas como soluções ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial) – que cuidam da tarefa de digitalizar, armazenar e controlar toda parcela de informação empresarial.
Além disso, para documentos físicos que são necessários mesmo após sua digitalização, existe a terceirização de todas as tarefas da gestão de documentos, fora do ambiente empresarial com profissionalismo e segurança. Cada documento é digitalizado e a consulta é rápida, enquanto o documento físico fica armazenado em condições ideais até de temperatura e umidade.
Para saber mais como implantar essa solução e acabar com o problema da má gestão de documentos, fale com a equipe da AGM.
