A digitalização de documentos e o uso do ECM são práticas comprovadas que tornam departamentos e empresas mais eficientes, otimizando o custo/hora dos colaboradores, entre muitos outros benefícios. Ao implantar ECM uma empresa deve entender que precisa tirar o máximo de proveito dessa ferramenta. Por isso, sugerimos 5 das melhores práticas na implementação de ECM, veja:
#1. Tenha um “Roadmap”: Saiba com antecedência quais problemas você quer eliminar e funções que precisa implementar. Faça avaliações do seu negócio e desenvolva estratégias de treino, implantação e comunicação. Em tempos de LGPD, esteja a frente em protocolos de segurança e governança dos dados.
#2. Considere a sua necessidade de infraestrutura: faça um inventário do hardware e software existente. Servidores, computadores, tablets, celulares, firewalls, nuvem devem estar alinhados com os objetivos da empresa.
#3. Comunique a mudança: Divulgue o seu roadmap para que todas as áreas da empresa, do comercial ao TI estejam alinhadas. Mantenha os investidores engajados e considere seus insights. A multiplicação correta da informação através de comunicação e treinamento fará as pessoas se sentirem parte do processo de decisão, abraçando a implantação do ECM mais facilmente.
#4. Checkups de Rotina: Para manter uma implantação sem surpresas, mantenha cheques rotineiros de manutenção e eficiência. Seu plano de continuidade de negócios também deve estar alinhado com o ECM para que no caso de falhas de energia, ciberataques, erro humano ou outros imprevistos não causem interrupções custosas de serviço.
#5. Esteja preparado para Mudanças: Esteja preparado para disrupções no negócio, contando com soluções flexíveis de ECM, e parceiros que podem se adaptar de forma rápida reduzindo qualquer impacto no negócio.
A equipe da AGM Gestão de Documentos tem o conhecimento necessário para implantar soluções em digitalização e ECM para qualquer negócio. Fale conosco.
