A inovação digital trouxe automação para todas as áreas de negócios, como o e-commerce e o Varejo 5.0 (veja mais dicas sobre isso aqui). Essa mesma inovação e automação não significam somente “robôs” e desempenham papéis fundamentais na Gestão Eletrônica de Documentos. A automação, nesse caso, cria fluxos de trabalho eletrônicos que automatizam tarefas e processos relacionados a documentos.
Por exemplo, em um sistema de GED, é possível automatizar a indexação de documentos, o que significa que o sistema pode identificar automaticamente palavras-chave e informações relevantes em um documento e atribuí-las como metadados, tornando a busca e recuperação mais eficientes. Além disso, as inovações trazem outros benefícios para a Gestão dos documentos da sua empresa, cada vez mais chamada de Governança da Informação, veja:
- Fluxos de Trabalho Eletrônicos: A GED frequentemente incorpora a automação de fluxos de trabalho, que são sequências de tarefas e ações relacionadas a documentos. Os fluxos de trabalho eletrônicos automatizados garantem que os documentos sigam um processo pré-definido, incluindo aprovações, revisões e arquivamento, sem a necessidade de intervenção manual.
- Indexação e Classificação Automatizada: A automação pode ser usada para indexar e classificar documentos automaticamente com base em critérios predefinidos. Isso simplifica a organização e recuperação de documentos, pois não é necessário fazer isso manualmente.
- Gerenciamento de Versão Automático: A automação pode rastrear e gerenciar automaticamente as versões de documentos. Isso é especialmente útil em ambientes onde várias pessoas colaboram em um documento, garantindo que a versão mais recente esteja sempre disponível.
- Notificações e Alertas: A automação pode ser usada para configurar notificações e alertas automáticos, informando os usuários sobre eventos relacionados a documentos, como vencimentos de prazos ou atualizações em documentos relevantes.
- Regras de Retenção e Descarte: A automação pode aplicar automaticamente políticas de retenção de documentos, ajudando a manter a conformidade com regulamentações e garantir que os documentos sejam arquivados ou excluídos de acordo com as diretrizes.
- Segurança e Controle de Acesso: A automação é usada para gerenciar o acesso a documentos eletrônicos, garantindo que apenas usuários autorizados tenham permissão para visualizar, editar ou excluir documentos. Isso é fundamental para a segurança da informação.
- Integração com Outros Sistemas: A automação pode ser usada para integrar sistemas de GED com outros sistemas da organização, como sistemas de gerenciamento de recursos humanos, contabilidade ou CRM, permitindo a troca eficiente de informações e documentos.
A automação contribui agora diretamente na Gestão Eletrônica de Documentos, torna processos mais eficientes, reduz erros humanos, melhora a produtividade e garante uma governança de informação consistente. Saiba como implementar essa automação com a equipe da AGMDOC.
