A Gestão de Documentos ajuda a reduzir custos operacionais, melhora a eficiência dos processos e minimiza riscos associados à não conformidade com regulamentações. Uma abordagem eficaz para a Gestão de Documentos contribui com o sucesso econômico de um projeto. E usar essas ferramentas (ECM ou GED) impacta no monitoramento de despesas e análise de custos. Assim, é possível identificar áreas de melhoria. Além disso, o impacto do uso de ECM ou GED traz benefícios também nesses pontos abaixo:

• Redução de Custos de Armazenamento Físico: Em projetos que envolvem muitos documentos em papel, a digitalização e a gestão eletrônica de documentos (GED) podem reduzir significativamente os custos de armazenamento físico, como espaço de escritório, arquivos e manutenção.
• Eficiência na Recuperação de Informações: Um sistema de GED eficaz permite que os documentos sejam recuperados de maneira rápida e eficiente, economizando o tempo dos funcionários e, consequentemente, reduzindo os custos associados ao tempo gasto em busca de informações.
• Evitar Perda de Documentos: A perda de documentos importantes pode levar a atrasos no projeto e custos adicionais. A GED ajuda a evitar a perda de documentos, garantindo que eles estejam sempre disponíveis e rastreáveis.
• Automatização de Processos: A automação de processos de negócios, que muitas vezes é parte integrante dos sistemas de GED, pode melhorar a eficiência das operações, reduzindo os custos operacionais e os erros humanos.
• Melhoria da Tomada de Decisões: Acesso rápido e fácil a documentos e informações relevantes permite uma tomada de decisões mais informada e, em última análise, pode ajudar a evitar decisões custosas e ineficientes.
• Conformidade e Redução de Multas: A GED pode auxiliar na gestão da conformidade com regulamentações e padrões, reduzindo o risco de multas e penalidades associadas a infrações.
• Controle de Versões: A gestão adequada de versões de documentos ajuda a evitar retrabalho e custos desnecessários, garantindo que todos os envolvidos estejam trabalhando na versão correta de um documento.
• Auditorias e Registros: Em projetos que envolvem auditorias, a capacidade de recuperar rapidamente documentos e registros é fundamental. Um sistema de GED bem implementado pode simplificar esse processo e reduzir os custos associados a auditorias.
• Redução de Papel e Impressão: A transição para processos de trabalho eletrônicos reduz a necessidade de impressão de documentos em papel, economizando custos com papel, tinta e manutenção de impressoras.

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