A quantidade de tempo que uma pessoa gasta procurando informações em uma empresa pode variar. Isso depende da organização, da complexidade dos sistemas de gerenciamento de documentos e da eficiência dos processos de busca, a natureza da informação, o sistema de arquivamento utilizado e a familiaridade dos funcionários com os procedimentos de busca. Nossa equipe aponta algumas pesquisas que podem ser valiosas para sua avaliação de quanto prejuízo sua empresa pode estar sofrendo por processos rudimentares de governança dei informação. Veja os estudos que indicamos:
- McKinsey: A consultoria McKinsey realizou um estudo que descobriu que os funcionários gastam em média 20% de seu tempo procurando informações internas ou colegas de trabalho que podem ajudar com tarefas específicas.
- IDC: A empresa de pesquisa IDC relatou que os funcionários gastam cerca de 2,5 horas por dia (ou 30% do tempo de trabalho) procurando informações. Isso foi parte de um estudo sobre o chamado “trabalhador do conhecimento”.
- AIIM (Association for Intelligent Information Management): A AIIM conduziu pesquisas que sugerem que os funcionários gastam até 30% de seu tempo procurando documentos ou informações.
- Empresas que oferecem gestão de documentos encomendaram um estudo em que 82% dos trabalhadores relataram problemas ao tentar encontrar documentos relevantes e informações.
Essas estimativas podem variar. O tempo gasto procurando informações pode ser significativamente reduzido com a implementação eficaz de sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED e ECM) e práticas de organização de documentos. A implementação de um sistema de GED bem projetado, com recursos de pesquisa avançada e categorização eficiente de documentos, reduz drasticamente o tempo gasto na busca de informações, aumentando a eficiência e a produtividade dos funcionários. O investimento em soluções de GED é a estratégia eficaz para economizar tempo e recursos nas operações da empresa. Saiba mais sobre isso, fale com a AGMDOC.
