A Digitalização é o primeiro passo da Governança de Informação, é o processo de tornar todo o acervo de documentos físicos da sua empresa em para formato digitalizado. De forma geral e simplificada, existem 4 etapas nesse processo – que varia de acordo com o tipo de negócio e volume de documentos de uma empresa, veja:

PREPARAÇÃO: Documentos são separados para facilitar a digitalização como limpeza, remoção de espirais, grampos, encadernação etc.

DIGITALIZAÇÃO: É realizada a digitalização usando Scanners especiais, com reconhecimento de caractere digitado e manuscrito. Dependendo do estado dos documentos, a digitação manual dos dados dos documentos pode ocorrer.

INDEXAÇÃO E GUARDA DO DOCUMENTO FÍSICO: A informação digitalizada recebe números de identificação relacionados ao documento físico, respeitando premissas do decreto Nº 10.278.

VERIFICAÇÃO DE QUALIDADE: Os documentos digitalizados passam por uma análise de qualidade para aprovação e liberação para consulta e uso.

Além dessa, nossos especialistas responderam a outras 7 perguntas importantes para CEOs e líderes interessados no processo de digitalização, veja aqui e fale com a AGMDOC para saber mais.