Na semana da QUALIDADE, nossa equipe de especialistas vai falar de estratégias para usar a Gestão Eletrônica de Documentos da sua empresa como uma aliada importante na Padronização e Acesso Rápido a Documentação de Qualidade, veja:
- Crie de Bibliotecas de Documentação de Qualidade dedicadas a documentos de qualidade, como políticas, procedimentos, normas e especificações. Padronize os formatos e nomenclatura dos documentos para facilitar a recuperação.
- Use recursos de categorização para organizar documentos por tipo, área funcional, processo ou data de validade. Isso facilita a navegação e a recuperação de documentos específicos de qualidade.
- Utilize o controle de versões para rastrear todas as alterações nos documentos de qualidade. Isso ajuda a manter um histórico de revisões e a garantir que as versões mais recentes estejam em uso.
- Fluxos de Aprovação Eletrônica: Implemente fluxos de aprovação eletrônica para documentos críticos de qualidade. Isso garante que apenas as versões aprovadas e atualizadas estejam em circulação.
Aprimore sua Qualidade com Automação de Processos
Sugerimos também estratégias de BPM (Business Process Management – Gerenciamento de Processos de Negócio) que trazem maior agilidade para todas as atividades relacionadas a documentos, como contratos, aprovações e manuais técnicos – importantes para o processo de qualidade, veja:
- INTEGRE o sistema de GED com sistemas de gestão de qualidade, isso permitirá um fluxo eficiente de documentos e informações entre os sistemas. Isso permite vincular “não conformidades” detectadas a documentos relevantes de ação corretiva/preventiva.
- Configure ALERTAS AUTOMÁTICOS para revisões programadas de documentos de qualidade, datas de vencimento e marcos de processos. Isso ajuda a garantir que os prazos sejam cumpridos.
- Automatize FLUXOS DE TRABALHO relacionados à qualidade, como revisão e aprovação de procedimentos ou relatórios de não conformidade. Isso acelera o processo e melhora a eficiência.
A relação entre Qualidade, KPIs e a Gestão de Documentos
Usar monitoramento e relatórios de desempenho – através do GED ou ECM – permite que o CEO tenha informações críticas para liderar, garantindo que a empresa esteja alinhada com seus objetivos estratégicos e respondendo de maneira adequada e esperada quanto à Qualidade. E a melhor forma de agrupar dados de monitoramento e desempenho para a qualidade se dá com as 4 estratégias abaixo:
- Crie relatórios personalizados no sistema de GED/ECM que monitoram desempenho de processos e conformidade com padrões de qualidade. Assim seus gerentes identificam rapidamente áreas de atenção.
- Utilize o sistema de GED/ECM para coletar e armazenar métricas de qualidade: taxas de não conformidade, eficácia das ações corretivas/preventivas e indicadores-chave de desempenho (KPIs).
- Garanta dados de qualidade disponíveis em tempo real, permitindo decisões com informações atualizadas.
- Use GED e ECM para apoiar auditorias internas e externas, permitindo que os auditores acessem documentos e registros de qualidade de forma eficiente.
Soluções em ECM e GED, Digitalização e Guarda de Documentos da AGMDOC garantem maior organização dos processos de qualidade e um aumento considerável na produtividade. Saiba mais sobre isso aqui.
