Há algum tempo, falamos sobre o método PDCA e em como ele contribui na melhoria de processos. PDCA é entendido como Plan, Do, Check, Act – ou Planeje, Execute, Avalie e Aja. Basicamente, ele resume em 4 etapas como os gestores devem visualizar o amadurecimento de processos, gerando ganho em produtividade para qualquer setor da empresa.
A etapa crucial desse processo é o PLANEJAMENTO. Quanto mais detalhada essa etapa, os resultados no longo prazo são permanentes – mudanças naquele processo realmente contribuem para melhor performance da empresa. Muitas empresas aplicam o PDCA, por exemplo, com a Gestão Eletrônica de Documentos.
Como planejar mudanças em processos?
Um planejamento coerente e detalhado é obtido através da Matriz 5W2H. Recomendada pela FIA e originada nos anos 1950 na indústria automobilística, a matriz se preocupa com melhorias em processos, redução de desperdício de matéria prima e outros recursos. Se resume em 7 perguntas que um gestor deve elaborar e responder de forma curta (uma frase), veja um exemplo de aplicação:
- What? (O quê?) – O que/qual problema deve ser solucionado?
- Why? (Por quê?) – Qual o objetivo de resolver esse problema?
- Who? (Quem?) – Quem será o responsável pela execução?
- Where? (Onde?) – Onde cada melhoria de processo será executada?
- When? (Quando?) – Quando ocorrerão os procedimentos, qual o cronograma?
- How? (Como?) – Como serão executadas as soluções para o problema?
- How Much? (Quanto?) – Quanto custará o procedimento?
O SEBRAE oferece uma ótima cartilha com a Matriz 5W2H que pode ajudar empreendedores ou gestores na tarefa de otimizar processos. Essa tarefa pode ser ainda mais facilitada quando formada uma parceria com empresas experientes na tarefa de BPM (Business Process Management), se tiver mais dúvidas, converse com a equipe da AGM.
