A preocupação com os documentos é uma tarefa obrigatória para empresas mesmo antes de pensarmos em digitalização. A preservação de informações contábeis, fiscais e trabalhistas são uma questão de compliance para as empresas. Agora, com as mudanças observadas após o decreto 10.278 de 2020, tornou-se importante pensar nos cuidados que empresas devem tomar com documentos tanto físicos, quanto digitais. Veja algumas sugestões de ação:

1. Avalie a situação atual dos documentos na sua empresa: Estude seus processos e as atividades de seus colaboradores. Esse mapeamento inicial vai apontar que tipo de documentos precisam de um cuidado maior – e vai definir inclusive quais deles podem ser guardados apenas digitalmente.
2. Soluções de armazenamento digitais (ou não) ideais para o seu negócio: os tipos de armazenamento físico e digital influenciam muito a velocidade em que você localiza a informação que precisa, e quanto tempo seus colaboradores levam em tarefas secundárias como buscar um papel. Em qualquer caso é recomendável adotar uma solução robusta em ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial).
3. Que tal usar “a nuvem”? Sistemas com tecnologia CLOUD são os mais indicados pois oferecem segurança, mobilidade e eficiência. Os colaboradores só têm acesso a informações permitidas.
4. Crie procedimentos de continuidade de negócio: realizar backups constantemente torna-se uma tarefa mais fácil com a adoção de ferramentas de automação. A rápida recuperação de informações é um fator crítico de sucesso para a continuidade de negócio, pois notas fiscais e outros documentos, armazenados digitalmente, dificilmente serão perdidos.

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