Manter armazenamento de documentos físicos ainda é necessário para os negócios em determinados contextos. Infelizmente, alguns nichos de mercado precisam arquivar e manter cópias em papel como provas legais. No entanto, manter informação em papel constitui um potencial risco, veja:

Danos por armazenamento incorreto

Armazenar todo o papel da empresa em um mesmo local ou arquivo é uma prática comum. E o uso intensivo de componentes elétricos no escritório pode representar potencial risco de superaquecimento e incêndios. A umidade também exerce um dano considerável: canos podem vazar, sprinklers podem disparar e a falta de ventilação pode causar mofo.

Risco de segurança

Pense sobre o custo de proteção da informação em papel: caixas a prova de incêndio, água, acesso (papéis que caem nas mãos erradas). Além do armazenamento, é necessário pensar também no tempo de guarda (temporalidade) e na forma correta de destruir esses documentos.

Perda de Dados

Negligências nos cuidados com documentos podem gerar a perda total dos dados. É um fato: sua equipe só descobrirá que o documento está corrompido ou danificado após passar horas procurando por ele. Além disso, decisões tomadas sem os dados necessários causam prejuízos imensos para organizações.

E o conceito paperless?

O conceito paperless é a solução. A conversão de todos os arquivos para o meio digital (soluções ECM) facilita sua localização e uso de forma segura e eficiente. Mesmo que o legado de papéis da empresa necessite ser armazenado fisicamente, ele também é digitalizado no processo e catalogado corretamente, favorecendo o tempo de localização. Fale com a AGM Gestão de Documentos para saber mais.