O tempo em que manter a organização de documentos significava horas de catalogação e separação de papéis em arquivos gigantes de metal fica cada vez mais no passado. Com a Transformação Digital e a aceleração no uso de tecnologia, o mercado não tem mais espaço nem tempo para lidar com toneladas de papéis diariamente.
A questão da organização de documentos ainda é vital, e hoje está relacionada com tecnologia. Muito da catalogação, separação e indexação é feita em robustos sistemas de ECM com inteligência artificial que, durante a digitalização de um documento físico, ou ao receber uma informação que já nasceu digital (nato digital), usa poderosos algoritmos que reduzem a organização para uma fração do tempo.
Algumas dicas, no entanto, são válidas pois ajudarão na organização mesmo no meio digital, veja:
- Envolva equipes e lideranças no processo de digitalizar as informações da organização.
- Crie uma nomenclatura de arquivos eficiente.
- Crie uma política de acesso.
- Esteja preparado para expansões.
- Considere, e muito, a segurança.
- Realize backups constantemente, com uma boa política de continuidade de negócios.
Para implantar práticas de digitalização e gestão de conteúdo empresarial, é ideal mapear os processos usando um parceiro especialista em soluções ECM e em Gestão de Documentos, para otimização de custos e tempo de implantação. Fale com a AGM para mais informações.
