Quando dizemos que “quase” toda a informação pode ser armazenada digitalmente de forma válida legalmente, a exceção são alguns tipos de arquivo requeridos pelas regras e leis trabalhistas brasileiras. Enquanto soluções de ECM estão cada vez mais inteligentes, armazenando informação de forma segura e eficiente no meio digital, as empresas precisam obedecer a prazos de guarda de documentos trabalhistas, veja:

Prazo de até 5 anos:

• Acordo de compensação de horas.
• Acordo de prorrogação de horas.
• Adiantamento salarial – comprovante.
• Aviso-Prévio – comunicado.
• Autorização de descontos.
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED – a contar da data do envio).
• Carta com pedido de demissão.
• Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) – Processo eleitoral.
• Controle de ponto.
• Folha de pagamento.
• Mapa de Avaliação Anual (SESMT).
• Recibo de pagamento de férias.
• Recibo de pagamento de salário.
• Recibo de pagamento do 13º salário.
• Recibo de pagamento de abono pecuniário.
• Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da RAIS.
• Seguro-desemprego (Comunicação de Dispensa e Requerimento do Seguro-Desemprego).
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT).
• Vale-transporte – recibo e documentos relacionados ao direito.

Prazo de até 20 anos:

• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO – No mínimo, após o desligamento do trabalhador).
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – Histórico técnico de desempenho.

Prazo de até 30 anos:

• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados.
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP).
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).

Prazo Indeterminado:

• Contrato de trabalho.
• Livros ou fichas de registro de empregados.

Enquanto a guarda física ainda é obrigatória para muitos desses documentos, a digitalização e armazenamento em um sistema de ECM torna as tarefas de monitoramento, consulta e acesso a esses documentos mais eficiente. Fale com a equipe da AGM para saber mais.