Existe uma diferença importante entre o que é a preservação de documentos e o que é conservação. Na semana que tivemos o dia do Arquivista, é importante sabermos essa diferença entre os dois, e a forma eficiente de controlar seu arquivo de informações críticas do negócio.

Conservação

Todas as ações necessárias em cada documento para impedir sua degradação, perdendo informações importantes. Alguns exemplos de conservação são: higiene, tipo de recipiente de guarda, reparos prévios a guarda e a determinação do melhor local e condições gerais para o armazenamento dos documentos.

Preservação

É a metodologia usada para conservar o documento: regulagem de temperatura e umidade, regras de manuseio, procedimentos de segurança e acesso. É a proteção de fatores físicos (luz solar, calor, temperatura, umidade, chuva etc.); químicos (poluição etc.); biológicos (fungos, bactérias, insetos e pequenos animais).

Controle eficiente do arquivo

A conservação e preservação de arquivos físicos demandam a criação de espaços especiais, protegidos e com complexas políticas de controle, acesso e organização. Para facilitar esse processo, a legislação atual permite que todo o legado em papel da empresa seja convertido para o meio digital, e a empresa tem a opção de manter mesmo assim todos os seus documentos físicos.

Associar uma política moderna de Guarda à Digitalização e Gestão Eletrônica de Documentos contribui para maior velocidade em todos os processos da empresa, e maior preservação de todas suas informações. Saiba mais, fale conosco.