A gestão documental é o conjunto de ações voltadas para a produção, armazenamento, segurança e uso de todos os documentos gerados por uma empresa. Do momento em que uma informação é criada até o momento da sua destruição, ela deve obedecer a etapas e critérios da gestão documental.

No meio físico, as empresas armazenam grandes quantidades de contratos, comunicados, manuais e outros papéis relevantes para o funcionamento correto do dia a dia da empresa. No entanto, a operação física deixa cada vez mais de ser realidade. Em parte, o problema está no tempo gasto para gerenciar documentos físicos.

Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, cada pessoa perde em média 4 semanas por ano na busca de documentos físicos, além disso, a perda ou extravio de documentos físicos gera um custo de aproximadamente 120 dólares com ações para recuperá-lo ou recriá-lo. Os custos por perda ou vazamento de informação – quando em papel – podem ser incalculáveis.

A gestão Documental evoluiu, dessa forma, para a solução completa de ECM – Gestão de Conteúdo Empresarial. O ECM é uma solução que se integra a todas as outras ferramentas e softwares da empresa, com o intuito de centralizar, gerenciar, armazenar e proteger qualquer parcela de informação crítica.

Em paralelo, o ECM também permite a digitalização de arquivos físicos retroativos, trazendo a empresa totalmente para a era digital. Para saber mais vantagens de trazer a sua gestão documental para o ECM, fale com a AGM Gestão de Documentos.