Há dois fatores importantes nas atividades relacionadas a Guarda de Documentos Trabalhistas. De um lado está o colaborador que, por exemplo, recebe em seu ingresso na empresa uma média de dez contratos os quais tem que ler, assinar, concordar. Ainda sobre o colaborador, ele precisa entregar diversas documentações – algumas extensas – sobre sua vida até aquele momento, o local onde mora, sua situação com relação à Receita Federal, dados bancários, saúde etc.
Do outro lado, está o departamento de Recursos Humanos, que consolida toda a informação, digitaliza e integra todos os documentos a sistemas de RH, Folha de Pagamento, para que a entrega de informações mês a mês ao ministério do trabalho. Esse volume de informações requer atenção quando falamos em guarda de documentos trabalhistas. Veja os prazos de Guarda de Documentos trabalhistas neste artigo (https://www.agmdoc.com.br/prazos-de-documentos-trabalhistas-e-o-ecm/).
Riscos de Guarda de Documentos Trabalhistas incorreta
De acordo com o site FISCOSOFT, a guarda incorreta de documentos trabalhistas pode gerar multas de mais de R$ 2300,00 por documento ou dado incorreto. Além disso, dependendo do tipo de infração, como deixar de armazenar dados contábeis relativos às contribuições, os valores chegam a multas de cinco ou seis dígitos.
Evite erros na Guarda de Documentos Trabalhistas
Duas formas de se balizar quanto a forma correta guarda de documentos trabalhistas são obtidas através do Decreto nº10.854 de 10 de Novembro de 2021, que regulamenta disposições relativas à legislação trabalhista e institui o Programa Permanente de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais e o Prêmio Nacional Trabalhista.
Há também o Decreto nº 10.278 de 18 de Março de 2020, que estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Sustentados por esses decretos, a forma mais prática de gerenciar a guarda de documentos trabalhistas, em meio físico e digital, é o seu controle através de soluções de ECM – Gestão de Conteúdo Empresarial. Além de digitalizar todo o legado de informações, controla de forma automática a temporalidade dos documentos (prazos de validade), aumenta a segurança do fluxo e do acesso às informações – ao mesmo tempo que se integra com ferramentas de ERP, RH e BI. Para saber mais, fale com a equipe da AGM.
