Todos os documentos gerados dentro de uma empresa contém informação sensível: dados pessoais, informações empresariais, tabelas de preços de serviços, descrição de estratégias comerciais, planejamento estratégico etc. Esses documentos muitas vezes são armazenados ou desprezados de forma inadequada, sem atenção ao tipo de informação que contém. Você sabe o que ocorre caso não haja um destino correto para esses documentos? Veja:
- Perda ou extravio de documentos: ocasionam demora em tomadas de decisão.
- Desorganização: um ou mais colaboradores tem que se dedicar à tarefa de encontrar um documento.
- Aumento de Custos/Multas: desperdício de custo/hora da equipe, ou multas decorrentes de ausência de documentos em auditorias.
- Vazamento de informações/Falhas de segurança: divulgação indevida de informações de clientes, violando a LGPD.
- Perda de credibilidade e vantagem competitiva: informações estratégicas podem facilmente ser usadas pela concorrência para eliminar sua vantagem comercial, ocorrendo perda de mercado.
A solução é estabelecer uma política de Gestão de Documentos, definindo o que é armazenado em papel, o que é digitalizado e preservado digitalmente e o que deve ser destruído. Esses procedimentos – desenvolvidos com técnicas de BPM (gestão de processos de negócios) e ferramentas como o ECM (gestão de conteúdo empresarial) – eliminam as surpresas desagradáveis decorrentes da ausência de um destino correto para documentos e relatórios. Para saber mais sobre como evitá-las, fale com a equipe da AGM.
