Já falamos da consequência da má gestão de documentos em nosso website antes. Gostamos de alertar as empresas, mesmo as que já passam pelo processo de Transformação Digital, que os riscos não vem só da falta de cuidado com documentos em formato de papel. Sua empresa deve questionar se os procedimentos para lidar com o papel e com o digital estão seguindo todas as práticas essenciais da gestão de documentos.
As consequências da má gestão
Dentre as consequências podemos listar multas que variam de R$ 2300 ao “teto” de até R$ 2 milhões, quebra de reputação da empresa perante acionistas e até riscos de espionagem industrial. No entanto a resposta para evitar esse tipo de consequência é simples.
Solução para papéis e meio digital
Danos por armazenamento incorreto, riscos de segurança, perda de dados por má conservação de papéis são reduzidos ou excluídos com um bom planejamento de ponta a ponta: da criação de um documento, ao seu armazenamento ou destruição. Ter um parceiro que oferece BPO (terceirização na gestão de documentos) é indicado por possuir infraestrutura pronta e experiência, por exemplo locais que controlam do acesso e segurança à umidade.
Porém existe também má gestão no meio digital. Para evitar a má gestão de documentos, mesmo que sua empresa já tenha iniciado processos de digitalização, é necessário que as empresas adotem sistemas de ECM que possuam as seguintes premissas:
- Infraestrutura em TI preparada para atender o volume de informação.
- Backups e planos de continuidade de negócios.
- Arquivos digitalizados seguindo políticas eficientes de nomenclatura e organização.
- Política de segurança e acesso.
- Adesão as principais políticas de preservação de dados, como a LGPD.
Para entender melhor como o ECM contribui para a redução de riscos com má gestão de documentos através dessas funcionalidades, fale com a equipe da AGM.
