Hoje, com a gestão eletrônica de documentos, a empresa armazena qualquer tipo de arquivo em formato digital (textos, documentos, imagens, sons, vídeos, mapas, plantas, comunicados etc.). Por isso, é preciso criar uma metodologia de classificação para esse conteúdo que torne claro seu propósito para o público a que se destina.

Antes de entrar na classificação – falaremos sobre isso na quarta-feira – é necessário dividir os documentos em dois grupos, baseados no critério de usabilidade e frequência:

Ativos ou Temporários: são documentos cujo uso e consulta são constantes, entram nesse grupo também documentos que passam pelo processo de criação e fluxo de aprovações (o desenvolvimento de um contrato, por exemplo).

Inativos ou Intermediários: documentos que possuem menor frequência de uso. Aqueles contendo informações que denotam direitos em favor de pessoas ou da organização; documentos que determinam obrigações permanentes; arquivos contendo informações históricas, serviços realizados e informações sobre a empresa ou organização.

Definir esses dois grupos é um passo importante na gestão eletrônica de documentos. Para saber mais, fale com a AGM Gestão de Documentos.