Gestão de Documentos e Arquivologia são componentes da gestão de informação, que é essencial para tomada de decisões na empresa, por exemplo, para reduzir os riscos e a incerteza dos últimos 3 anos. Enquanto a Arquivologia contribui com definição de administração e processos de documentos, no centro da gestão de informação está a Gestão Eletrônica de Documentos, que lida com a produção, tramitação, avaliação, arquivamento, destruição ou guarda permanente (o ciclo de vida de um documento).
A Gestão Eletrônica de Documentos pode ser dividia em 3 fases distintas:
- Produção: criação e elaboração de documentos somente com informação necessária.
- Utilização: cumprimento das funções administrativas do documento ou arquivo (recuperação e uso de informações).
- Destinação: análise e seleção de documentos que terão prazo de armazenamento definido.
De acordo com conceitos da UNESCO, o uso da automação – através de soluções em GED ou ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial) – elevam ao MÁXIMO o aproveitamento dos arquivos e documentos de uma empresa, contribuindo em todas as fases para um rastreio seguro e organizado das informações. Fale com a AGM para saber mais.
