Já falamos sobre quais cuidados devemos ter com documentos de forma geral. Veja agora 4 cuidados para implantação da gestão de documentos que tem impacto direto na organização e na produtividade da sua empresa:
1. Que tipo de gestão de documentos a sua empresa precisa?
Avalie os processos, detecte falhas e gargalos na criação, manuseio, busca etc. Avalie quais documentos são importantes para o negócio (além dos fiscais e trabalhistas), mude processos e avalie a aderência das equipes conversando com seus colaboradores.
2. Que tecnologia é mais adequada à empresa?
Com o tipo de gestão de documentos definido, avalie soluções tecnológicas adequadas aos novos processos: digitalização, segurança, facilidade de uso e treinamento são algumas delas.
3. E os documentos físicos?
Definidos os processos e a ferramenta de gestão eletrônica de documentos. É necessário definir a guarda dos documentos físicos (papéis) obrigatórios por lei. Parceiros que oferecem a gestão eletrônica que possuem o serviço de guarda dos documentos físicos em ambientes com controle de acesso, temperatura, umidade são uma vantagem.
4. E as pessoas?
De certa forma, a Digitalização, a Gestão Eletrônica de Documentos e a Guarda de Documentos contribuem diretamente para o bem estar dos colaboradores. É importante que gestores e líderes multipliquem os pontos positivos e as vantagens da Gestão de Documentos por toda a organização.
Nós podemos ajudar nessas etapas, fale com a AGM.
