As empresas ganham duas vantagens relacionadas a Documentos Trabalhistas. Em uma delas, o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital – removeu a obrigação de livros fiscais físicos, permitindo apenas o digital a partir de julho do ano passado, e a chamada Escrituração Contábil Digital (ECD) foi instituída. As empresas foram, de certa forma, obrigadas a adaptar todos os prazos de guarda de documentos trabalhistas e roteiros de procedimento ao novo modelo.
Estudos da PwC mostram que os antigos problemas como extravio, perda ou destruição indevida de documentos custavam 1 mês de trabalho para uma empresa, ou de 15 a 50% do tempo diário na busca pelas informações. Além disso, um documento físico era copiado até 20 vezes (dados de 2021).
Enquanto a temporalidade e a guarda dos documentos físicos foi otimizada com o uso de locais terceirizados mais seguros, que economizaram espaço, custo de aluguel e preservação; a gestão dos documentos e a busca das informações se tornaria digital, mais organizada e rápida graças ao ECM. Com o ECM implantado corretamente, colaboradores tiveram acesso a uma interface amigável e encontram documentos (trabalhistas e de qualquer outro teor) em segundos. Saiba mais sobre isso, fale com a AGM.
