A implantação bem sucedida de ECM requer planejamento. Gestores de conteúdo empresarial devem considerar o ciclo de vida, segurança e conformidade de toda a informação da empresa antes da implantação. Além disso, seguir práticas estabelecidas é essencial para evitar armadilhas comuns.

Se a sua empresa está apenas mudando de uma plataforma de ECM para outra, ou investindo na digitalização pela primeira vez, é importante seguir ao menos essas 6 práticas ideais:

Elabore uma estratégia de conteúdo.

Considere a estratégia de longo prazo da sua empresa para saber quais ferramentas do ECM (Inteligência Artificial e Algoritmos) serão necessárias. Elabore um bom plano de digitalização para iniciar.

Considere o ciclo de vida das suas informações.

Da criação, guarda de documentos e sua destruição, o fluxo atual de trabalho deve ser comparado ao que a ferramenta de Workflow do ECM pode aprimorar esse processo (assinaturas, aprovações etc.).

Pense em segurança desde o início.

Documentos lidam com informação sensível da empresa, de clientes e colaboradores. Soluções em ECM geralmente já possuem segurança embutida em seus sistemas para controlar o acesso e impedir ciberataques. No entanto, gestores de informação devem considerar ter cuidado com a proteção da informação, para que não ocorra inibição de seu uso.

A implantação bem planejada do ECM garante economia de tempo, preservação da informação e uma redução significativa de custos do projeto. Para saber mais, fale com os especialistas da AGM.