Controle de Documentos e Gestão de Documentos são dois elementos distintos – e relacionados – quando pensamos em documentos. É crucial entender seus propósitos.

A gestão de documento é o processo de armazenar, gerenciar e compartilhar/distribuir documentos. Ele inclui todas as formas de colaboração na criação e edição de arquivos. É a atividade que converte o papel em versões eletrônicas e torna a gestão e busca de informações mais eficiente. Ou seja, transforma dados não-estruturados em estruturados.

Controle de Documentos, por sua vez, é a administração incluindo segurança, controle de versão, aprovações e requisições. É a prática que garante que a informação está atualizada, acessível e alinhada com o propósito do negócio. É a base para o compliance e para a excelência de processos.

Empresas de todos os tamanhos lidam com muitos documentos, que precisam de todas as atividades listadas acima. Ainda, o papel do Gestor de Informação é garantir que todos os documentos sejam organizados, autênticos e contenham informação sensível e de alta qualidade para os negócios.

Ambas as atividades são vitais. Documentos bem gerenciados e controlados significam informação coerente e regularizada. Para saber mais sobre isso fale com a AGM.