As novas regras do Decreto 10.278/2020, atribuíram o mesmo valor legal a cópias digitais e físicas de documentos. Isso permitiu uma revolução na Digitalização e na Gestão Eletrônica de Documentos. No entanto, algumas informações – como as do INSS por exemplo – requerem práticas de acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo adequadas.
Ainda, documentos de arquivo nem sempre são apenas “papéis”. São qualquer informação (digital ou física) em forma de microfilmes, cartografias, arquivos sonoros etc. Por isso é importante considerar as práticas ideais de armazenamento e condicionamento abaixo:
- Armazenamento: áreas internas (escritórios, salas) ou externas (depósitos) devem seguir premissas de controle de temperatura (entre 15º e 22ºC), umidade (entre 45% e 60%) e ventilação. Além disso, o armazenamento deve garantir medidas de proteção a incêndios, inundações ou riscos com pragas (insetos que comprometem a qualidade dos documentos). É também importante considerar fatores de segurança do trabalho.
- Condicionamento: Os tipos de pastas, caixas e outras embalagens que comportem o formato dos documentos de arquivo, permitindo acesso rápido e promovendo segurança contra danos físicos, químicos e mecânicos. Entram aqui também os protocolos de higienização e limpeza periódica.
- Um sistema de organização e controle de acesso, que evite o vazamento de informações sensíveis.
Tais práticas são estabelecidas pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e representam um guia de como armazenar a informação física da empresa, quando necessário. No entanto, cada tipo de negócio tem necessidades específicas em Guarda de Documentos, veja as respostas ideais para cada a sua empresa aqui.
