O Decreto 10.278 resolveu um problema que há muito tempo era discutido nas empresas. A partir de Março de 2020, todos os documentos digitais passaram a ter o mesmo valor legal dos documentos físicos. Isso permitiu uma redução significativa em custos com espaço, papel e tempo de seus colaboradores.
Os processos de gestão eletrônica de documentos, como a digitalização, seguem fielmente as diretivas do Decreto 10.278 e seguir suas normas técnicas, voltadas para a proteção dos dados digitalizados. Além disso, é necessário estar em conformidade com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ou ICP-Brasil, que é a comprovação de que o documento digital é fiel ao físico. Seguem os principais pontos do Decreto que devem ser observados:
- Aplicação: Órgãos governamentais, empresas públicas e privadas.
- Segurança: Usar padrão de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ou ICP-Brasil.
- Processos: A digitalização deve cumprir requisitos acordados pelas empresas envolvidas.
- Prazo de guarda: O mesmo prazo aplicado a documentos físicos, há regras diferenciadas para documentos fiscais e de transações financeiras. Empresas públicas devem observar regras do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
- Descarte: Podem ser descartados todos os documentos físicos que não possuam valor histórico.
- Terceirização: Entidades públicas e privadas podem terceirizar o serviço de digitalização e armazenagem.
Saiba mais sobre como aplicar o Decreto 10.278 aos seus documentos com os especialistas da AGM DOC.
