Existem ainda muitas dúvidas sobre o tempo de guarda de documentos. Para esclarecê-las dividimos os documentos que devem ser armazenados em 4 grupos distintos de acordo com a legislação Brasileira: os Trabalhistas/Previdenciários; e os Fiscais e Contábeis (competências Federal, Estadual e Municipal).
Quanto ao primeiro grupo, já falamos muito sobre o tempo de guarda de documentos trabalhistas neste artigo. E, além disso, quando o assunto é a guarda, é importante conhecer o Decreto 10278, que estabelece que documentos digitalizados produzem os mesmos efeitos legais dos documentos originais, isso tem economizado custos com espaço, tempo e operação nas empresas. Mas vamos à lista de tempo de guarda de documentos fiscais e contábeis:
Competência Federal
| DOCUMENTO | TEMPO DE GUARDA |
| Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) | 5 anos |
| Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) | 5 anos |
| Compensação mercantil | 20 anos |
| Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais. etc.) | 5 anos |
| Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE | 5 anos |
| Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte | 5 anos |
| Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) | 5 anos |
| Contrato de Seguros – informação de valores | 20 anos |
| Contratos de seguros de bens – documentos originais | 5 anos |
| Contratos de seguros pessoas – documentos originais | 20 anos |
| Contratos Previdenciários Privados | 20 anos |
| Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores | 5 anos |
| Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP) | 5 anos |
| Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF | 5 anos |
| Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 33 | 5 anos |
| Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB | 5 anos |
| Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR | 5 anos |
| Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune | 5 anos |
| Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas | 5 anos |
| DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos | 5 anos |
| Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON | 5 anos |
| Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF | 5 anos |
| Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP | 5 anos |
| DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica | 5 anos |
| DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte | 5 anos |
| Extinção das debêntures | 5 anos |
| Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral) | 5 anos |
| Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda | 5 anos |
| Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes | 5 anos |
| Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes | 5 anos |
| Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações | 5 anos |
| Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração | 5 anos |
| Livro Diário | Indeterminado |
| Livro Razão | 10 anos |
| Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas | Indeterminado |
| Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial | 5 anos |
| Novação mercantil | 20 anos |
| Pagamentos mercantis | 20 anos |
| SA – Títulos ou contratos de investimentos coletivos | 8 anos |
| Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo | 8 anos |
| Títulos de capitalização – documentos originais | 20 anos |
| Títulos de capitalização – informações de valores | 20 anos |
Competência Estadual
| DOCUMENTO | TEMPO DE GUARDA |
| Bilhete de Passagem Arquivário | 5 anos |
| Bilhete de Passagem e Nota Bagagem | 5 anos |
| Bilhete de Passagem Ferroviário | 5 anos |
| Bilhete de Passagem Rodoviário | 5 anos |
| Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas | 5 anos |
| Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas | 5 anos |
| Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas | 5 anos |
| Cupom Fiscal emitido por ECF | 5 anos |
| Despacho de Transporte | 5 anos |
| Manifesto de Carga | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviços de Comunicação | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicação | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviços de Transporte | 5 anos |
| Nota Fiscal de Venda a Consumidor | 5 anos |
| Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A | 5 anos |
| Nota Fiscal/Conta de energia elétrica | 5 anos |
| Ordem de Coleta de Cargas | 5 anos |
| Resumo de Movimento Diário | 5 anos |
| Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa | 5 anos |
| Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP | 5 anos |
| Livro de Registro de Entradas | 5 anos |
| Livro de Registro de Saídas | 5 anos |
| Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque | 5 anos |
| Livro de Registros de Selo Especial de Controle | 5 anos |
| Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais | 5 anos |
| Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências | 5 anos |
| Livro de Registros de Inventário | 5 anos |
| Livro de Registros de Apuração do IPI | 5 anos |
| Livro de Registros de Apuração do ICMS | 5 anos |
| Livro de Movimento de Combustíveis | 5 anos |
Competência Municipal
| DOCUMENTO | TEMPO DE GUARDA |
| Documentos em geral | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviço | 5 anos |
| Nota Fiscal – Fatura de Serviço | 5 anos |
| Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados | 5 anos |
| Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros | 5 anos |
| Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas | 5 anos |
| Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências | 5 anos |
| Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais | 5 anos |
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