O Provimento nº 74 é uma norma emitida pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) com diretrizes para a digitalização, armazenamento e uso de documentos físicos pelos cartórios, visando sua modernização e a informatização, e assim dando maior agilidade e a segurança em processos envolvendo pessoas e empresas. É importante que todos os envolvidos saibam de algumas das medidas que estão mudando, veja:

• Os cartórios devem digitalizar os documentos físicos, seguindo critérios técnicos e padrões de qualidade na digitalização para garantir a integridade e autenticidade dos documentos digitais.
• Documentos digitalizados devem ser armazenados em meio digital de forma segura, garantindo sua integridade, autenticidade e disponibilidade, a sugestão é o uso sistemas de gestão eletrônica de conteúdo, como o ECM.
• A Autenticação dos documentos deve ser realizada eletronicamente, usando certificados digitais, que garantem sua validade jurídica.
• Segurança contra acesso não autorizado, utilização de criptografia, controles de acesso e monitoramento de atividades.
• A realização de backups periódicos dos documentos digitais para garantir a sua conservação ao longo do tempo.

Além disso, é fundamental que cartórios estejam em conformidade com leis de proteção de dados como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Cartórios devem inclusive buscar apoio especializado em tecnologia e segurança da informação, e se esse é o seu caso, conheça as soluções específicas em gestão eletrônica de documentos para o seu cartório.

É importante ressaltar que cada cartório pode ter particularidades e exigências específicas para atender ao Provimento nº 74, sendo recomendado consultar o órgão responsável local e buscar orientação especializada para garantir a conformidade com a norma.