Lidar com um volume tão grande de documentos é um desafio significativo para um de nossos clientes, um gigante da área de educação. A abordagem correta e o uso adequado de tecnologia torna essa tarefa algo eficiente. Nossa equipe de negócios dá as seguintes dicas para facilitar a organização, digitalização e a guarda desse volume de informação, veja:

1. Digitalização: Digitalize todos os documentos físicos. Isso permite o gerenciamento eficiente facilitando a busca e recuperação de informações e reduzindo custo com espaço físico.
2. Classificação e indexação: organize e categorize o conteúdo dos documentos. Isso contribui com a localização e acesso rápido às informações.
3. Implemente Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ou um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM): Isso trará recursos avançados de busca, indexação, controle de versões, fluxo de trabalho e segurança.
4. Automação de processos: agilize as tarefas repetitivas relacionadas aos documentos, crie fluxos de trabalho automatizados para revisão, aprovação e arquivamento de documentos.
5. Armazenamento, Backup e Segurança: proteja todo seu legado de informações contra perda, danos ou acesso não autorizado com o uso de criptografia, autenticação de usuários e monitoramento contínuo.
6. Descarte: Avalie regularmente e identifique documentos não são mais relevantes, aplicando a eles processos de descarte adequado, considerando requisitos legais, temporalidade e regulatórios.
7. Planejamento: Atribua pessoal, tecnologia e infraestrutura adequada ao seu volume de informação.

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