Imagine um departamento jurídico de uma empresa que recebe uma grande quantidade de contratos de fornecedores, clientes e parceiros comerciais. Geralmente, se esses contratos são recebidos em formato físico ou mesmo por e-mail e, em seguida, armazenados em pastas físicas , é hora de melhorar a produtividade.

Com a adoção do ECM, esses contratos são digitalizados e enviados para o sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos. A partir desse momento, o ECM permite que os contratos sejam automaticamente indexados com base em informações-chave, como data, partes envolvidas, tipo de contrato e número. Esses metadados facilitam a busca e recuperação posterior dos contratos.

O ECM oferece recursos de controle de versão, permitindo que qualquer alteração feita em um contrato seja rastreada e documentada. Isso garante que haja um histórico claro de revisões e evita conflitos em relação a versões desatualizadas dos contratos. Também permite a otimização do fluxo de trabalho: quando documentos requerem aprovações ou revisões, o sistema os direciona automaticamente para as pessoas certas dentro do departamento jurídico. Esses fluxos são personalizados de acordo com políticas e procedimentos de cada empresa.

Com a implantação da Gestão Eletrônica, a colaboração entre o departamento jurídico e outros departamentos fica mais ágil. Documentos são compartilhados de forma segura entre partes interessadas, como advogados externos ou outras equipes internas, facilitando sua revisão.

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