Mapear e aprimorar os processos da empresa ajuda você a detectar gargalos operacionais e tarefas repetitivas, especialmente quando o assunto é o tráfego de informação em papel e documentos. Usando digitalização do acervo em papel, mapeamento de processos e aplicação de técnicas de BPM – business process management, fica mais fácil atingir a eficiência almejada. Por isso, nossa equipe separou algumas práticas que podem ser adotadas, veja:

Planejamento adequado

Realize um planejamento detalhado antes de iniciar a digitalização dos processos. Identifique quais processos e documentos serão digitalizados, defina os objetivos e metas a serem alcançados, estabeleça prazos e aloque recursos necessários.

Avaliação e priorização

Avalie os processos existentes e identifique aqueles que têm maior impacto, volume de documentos ou necessidade de agilidade. Priorize a digitalização desses processos para obter benefícios mais significativos.

Padronização e simplificação

Antes de digitalizar os processos, busque padronizá-los e simplificá-los na medida do possível. Elimine etapas desnecessárias, reduza a complexidade e defina fluxos de trabalho claros. Isso facilitará a digitalização e otimizará o desempenho dos processos.

Escolha da tecnologia adequada

Selecione uma solução de gestão de documentos e automação de processos que atenda às necessidades da organização. Considere recursos como digitalização, OCR, fluxos de trabalho, integrações com outros sistemas, segurança e facilidade de uso.

Digitalização em massa

Para digitalizar documentos em papel, faça uso de scanners e tecnologias de OCR para converter o conteúdo em formato digital. Automatize o processo de digitalização, atribua metadados relevantes aos documentos e assegure-se de que estejam sendo armazenados de forma organizada.

Automação de processos

Utilize a automação de processos para substituir tarefas manuais por fluxos de trabalho automatizados. Identifique as etapas que podem ser automatizadas, como aprovações, notificações e roteamento de documentos, e implemente ferramentas que permitam a automação eficiente dessas tarefas.

Treinamento e conscientização

Assegure-se de que todos os envolvidos nos processos estejam devidamente treinados no uso das ferramentas de digitalização e automação. Promova a conscientização sobre os benefícios da digitalização e incentive a adoção e participação ativa.

Monitoramento e melhoria contínua

Estabeleça mecanismos para monitorar e avaliar a eficiência dos processos digitais. Identifique áreas de melhoria e implemente ajustes e otimizações ao longo do tempo. A melhoria contínua é fundamental para garantir a eficiência e a maximização dos benefícios da digitalização dos processos.

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