A gestão eletrônica de documentos e o tempo de guarda se relacionam devido as políticas e práticas para determinar quanto tempo um documento deve ser retido antes do seu descarte ou arquivamento. Isso faz parte de um aspecto importante da gestão de documentos conhecido como “retenção de documentos”.
Se o ciclo de vida de um documento vai desde a sua criação até sua disposição final, o tempo de guarda envolve decisões sobre quanto tempo esse documento deve ser mantido antes de ser descartado ou arquivado. Essas decisões são influenciadas por uma variedade de fatores, como regulamentações legais, requisitos de conformidade, necessidades operacionais e históricas, entre outros. Aqui estão alguns exemplos dos nossos especialistas:
- Políticas de Retenção: políticas que determinam quanto tempo um documento deve ser mantido ativo e acessível para uso. Essas políticas consideram as exigências legais, regulamentações específicas da indústria e as necessidades da organização.
- Descarte Adequado: garantia de descarte após o término do período de retenção evitando a acumulação desnecessária de informações.
- Conformidade Legal: assegura conformidade com leis e regulamentos que determinam quanto tempo certos tipos de documentos devem ser mantidos. A não conformidade pode resultar em penalidades legais.
- Eficiência Operacional: Uma gestão eficaz do tempo de guarda evita a retenção excessiva de documentos, o que pode dificultar a localização de informações relevantes. Isso melhora a eficiência operacional, pois apenas documentos necessários são mantidos.
- Economia de Recursos: Determinar o tempo de guarda apropriado para documentos evita gastar recursos valiosos (como espaço de armazenamento e tempo de gerenciamento) em documentos que não têm mais valor.
- Preservação Histórica: Para documentos que têm valor histórico, a gestão de documentos ajuda a preservá-los adequadamente por meio do arquivamento ou digitalização. Isso contribui para a preservação da memória institucional ao longo do tempo.
A gestão eletrônica de documentos determina de forma prática o tempo de guarda de informações (“retenção de documentos”), garantindo uma governança de informação eficiente, fale com a AGMDOC para saber como implementá-la na sua empresa.
