Ao abraçar a transformação digital, sua empresa está criando um compromisso importante com uma cultura tecnológica, com a digitalização e o uso de sistemas de gestão de documentos e de conteúdo empresarial – o GED e o ECM – e um dos principais benefícios para a empresa é a melhoria na organização.

Muito mais eficiente do que pesados arquivos físicos e pastas, adotar a digitalização de documentos é a forma atual de manter a organização ideal e de conseguir resultados operacionais positivos como aumento de produtividade, redução de custo material e melhorias no tempo consumido em tarefas que não ajudam o seu negócio.

Para a sua empresa iniciar a transformação digital, é uma vantagem operacional adotar as seguintes práticas, que servem para organizar tanto os documentos físicos – necessários no início do processo – como os digitais.

Manter documentos organizados

Muitos documentos, mesmo depois de digitalizados, devem ser mantidos por algum tempo antes do descarte definitivo, e mantê-los em um arquivo ou sala organizados por importância ou ordem alfabética. Durante o processo de digitalização, quanto mais organizados os documentos físicos, menos custo e tempo será consumido no processo de convertê-los para o meio digital.

Regulação e Temporalidade

Alguns documentos, dependendo das regulações do seu nicho de mercado, podem exigir a guarda de um documento ou sua disponibilidade digital por um prazo específico, fique atento a esses períodos e quais estão inclusos no decreto No. 10278 de Março de 2020 que dá validade igual a documentos digitais e físicos.

Padronização e Acesso aos documentos

Permissões de acesso, alteração e edição de documentos também criam um volume organizado onde grupos de usuários controlam uma quantidade limitada e específica de arquivos digitais. A padronização de etapas de edição, aprovação etc. também torna o fluxo de informações mais previsível e organizado para os usuários. O uso de palavras-chave e categorização facilita inclusive a velocidade de pesquisa.

Segurança e Tecnologia

Existem diversas soluções em ECM (Enterprise Content Management) e GED (Gestão Eletrônica de Documentos) que garantem criptografia e diversos níveis de segurança. E dependendo do tamanho da empresa, é possível determinar qual o nível de tecnologia e segurança a ser empregado, de forma a equilibrar os custos de infraestrutura.

Processos e Pessoas

A parte mais importante do seu processo de Transformação Digital são seus colaboradores. Mantenha treinamentos e uma cultura de organização digital sempre atualizada e evite ficar para trás em um processo que é otimizado todos os dias – estando sempre atualizado, maior a sua vantagem competitiva.