O ECM é usado para coletar, gerenciar, armazenar e prover acesso a dados para todos os usuários de uma empresa. Em um mundo em que praticamente todos os documentos já são criados no meio digital, é importante ter consciência ao selecionar a Gestão Eletrônica de Documentos (ECM) para o seu negócio. Veja as suas principais funções:

• Entrada de dados (digitalização, formulários web).
• Armazenamento e backup.
• Categorização, busca e divulgação de conteúdo.
• Colaboração na criação de informação.
• Controle de acesso e versão de documentos.
• BPM – Business Process Management (Gestão de Processo de Negócios).

Decidir pela implementação do ECM na sua empresa deve no mínimo suprir necessidades de comunicação e de gestão de informação (seja ela estruturada ou não). Sabendo das funções do ECM, faça as seguintes reflexões:

1. Ao lidar com um cliente, eu imediatamente encontro um documento que preciso?
2. Ao distribuir funções para minha equipe, eu consigo monitorar o status de cada tarefa?
3. A aprovação mais rápida de documentos afetará positivamente a reputação do meu negócio?
4. Meus escritórios estão livres de papéis?

Se parte das respostas acima foi negativa, é provável a sua empresa precise do ECM e da transformação digital. Saiba mais sobre isso, fale com a AGM.