Muitas empresas preferem usar o Business Process Outsourcing (BPO) em Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que é a terceirização dos processos relacionados à gestão e organização de documentos eletrônicos por um provedor especializado. Especialistas nessa atividade, nós elaboramos um “checklist” de como adotar esse processo na sua empresa, e tirar uma carga considerável de trabalho secundário da sua equipe, veja:

1. Identifique Necessidades: quais os desafios específicos da sua organização em relação à gestão de documentos? Determine quais processos podem ser terceirizados para melhorar a eficiência.
2. Selecione um Provedor: pesquise provedores de BPO em GED com experiência comprovada, conhecimento na tecnologia e capacidade de atender às suas necessidades.
3. Defina um Escopo: quais processos ou áreas específicas de gestão de documentos serão terceirizados? Isso inclui digitalização, indexação, organização, armazenamento e recuperação de documentos.
4. Planejamento e Transição: Crie um plano detalhado da transição dos processos para o provedor selecionado incluindo a definição de metas, cronograma, recursos necessários e etapas para garantir uma migração suave.
5. Integração Tecnológica: Garanta que o provedor de BPO possua ferramentas e tecnologia necessárias para lidar com os documentos da sua organização; incluindo sistemas de gestão eletrônica, soluções de digitalização e segurança cibernética.
6. Definição de Fluxos de Trabalho: Colabore com o novo provedor ao definir os fluxos de trabalho, políticas de indexação, os padrões de qualidade e as diretrizes de retenção dos documentos.
7. Treinamento: Treine seu time sobre a colaboração com o novo provedor de Gestão Eletrônica de Documentos. Garanta a compreensão de processos, expectativas e a boa comunicação.
8. Métricas: Estabeleça indicadores de desempenho para avaliar constantemente a eficácia provedor de GED.
9. Segurança e Privacidade: Certifique-se de que seu provedor de Gestão Eletrônica de Documentos tenha medidas de segurança cibernética e esteja em conformidade com regulamentações como a LGPD.
10. Melhoria Contínua: Mantenha uma abordagem flexível e realize ajustes ao longo do tempo nos processos terceirizados.

Uma colaboração sólida entre a sua empresa e o provedor escolhido é essencial, seguindo esse checklist geral você consegue em pouco tempo liberar recursos internos para atividades estratégicas. Precisa de ajuda? Fale com a AGMDOC.