A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) utiliza diversos métodos e técnicas para classificar e categorizar tipos de documentos. Essa classificação dos documentos é um passo fundamental na organização e no gerenciamento eficaz da governança da informação. Geralmente, classificamos documentos da seguinte forma:

• Metadados e Indexação: atribuição de metadados aos documentos, informações como título, data, autor, palavras-chave e outros detalhes relevantes.
• Tags e Etiquetas: técnica comum, permite que os usuários associem palavras-chave ou categorias aos documentos, facilitando a busca e a recuperação.
• Hierarquia de Pastas e Diretórios: semelhante à estrutura de arquivamento tradicional, documentos são agrupados em pastas relacionadas ao tipo de conteúdo ou função.
• Categorias e Tipos de Documentos: criação de categorias predefinidas para diferentes tipos de documentos, como contratos, relatórios, faturas, etc.
• Fluxos de Trabalho: documentos são classificados com base em fluxos de trabalho predefinidos. Por exemplo, um documento pode ser classificado como “em revisão” ou “aprovado” com base em seu estado em um processo.
• Reconhecimento de Texto e OCR (Optical Character Recognition): tecnologia usada para extrair texto de documentos digitalizados, o que permite a classificação de documentos com base em seu conteúdo textual.
• Classificação Automatizada por Machine Learning: algoritmos de aprendizado de máquina que classificam documentos automaticamente, com base em padrões identificados nos documentos, usado em grandes volumes de documentos.
• Códigos de Barras e QR Codes: Associação de informações relevantes ou categorias quando digitalizados.
• Integração: a GED integrada a sistemas de gerenciamento de recursos humanos, gestão de projetos, financeiros, ajuda na classificação automática baseada nas informações desses sistemas.

Cada empresa requer uma abordagem específica de classificação. No entanto, um objetivo comum é garantir que os documentos sejam facilmente localizáveis e acessados com eficiência. Essas técnicas de classificação ajudam a manter a ordem, a conformidade e a eficiência na gestão de documentos. Saiba mais aqui.