De acordo com diversas consultorias americanas, processos mal desenhados (ou a ausência deles) são responsáveis por 44% da ineficiência em empresas – e isso custa muito dinheiro. É estimado que empresas percam de 20 a 30% de sua receita anual devido a processos ineficientes. Documentar processos com o uso de BPM (Business Process Management) é essencial para evitar esse tipo de falha.
Apesar de parecer “burocrático” em um primeiro momento, a documentação dos processos é o primeiro passo, e deixa a empresa mais perto de obter o retorno de investimento (ROI) desejado. Exemplificando, o ingresso de novos colaboradores é facilitado, comunicação interdepartamental evolui e até processos de produção e venda são otimizados.
Documentar processos com uso de ferramentas de BPM organiza as atividades de qualquer setor da empresa. Através de indicadores e flexibilidade, permite adaptações de forma mais clara e rápida – é uma forma inteligente de lidar, por exemplo, com a incerteza gerada nos últimos anos.
Veja algumas etapas básicas para iniciar a documentação de processos:
- Compreenda o processo atual: detecte sua ineficiência.
- Desenhe o processo: perceba o objetivo e a receita gerada/desejada.
- Detalhe cada etapa: consulte as pessoas que mais entendem cada etapa.
- Crie a documentação: crie um fluxo do processo passo a passo, incluindo decisões, redundâncias.
- Periodicamente reúna, revise e otimize: certifique-se regularmente de que o processo está adaptado a mudanças.
Para facilitar mais a documentação de processos é possível adotar um parceiro com experiência em BPM. Fale com a AGM Gestão de Documentos para saber mais.
