A área de gestão de documentos envolve diversas atividades menores, e para que cada atividade saia conforme planejado contribuindo para a boa gestão de documentos, é necessária experiência. Consolidamos essa experiência em uma série de artigos que divulgamos em nosso Portal de Notícias ao longo do tempo e falamos de forma resumida dessas práticas abaixo.
A tarefa de gerenciar toda a informação passa por fases de planejamento, de preparação para mudanças e foco na tecnologia e na facilidade de seu uso pelo colaborador. Nesse ponto, a tecnologia da ECM é aliada para uma boa gestão de documentos e, de acordo com nossa experiência, engloba os importantes pontos abaixo:
Dois desafios da Gestão de Documentos
Há dois desafios importantes a se considerar ao desenvolver uma boa gestão de documentos: tecnologia e comportamento humano. Ambos se concentram na necessidade de encontrar informações de forma mais eficiente. Deixamos esses dois fatores bem detalhados, usando o exemplo da intranet, neste artigo.
Facilite a Organização de Documentos
Desenvolver um sistema de catalogação e classificação não precisa mais ter o foco em papel e horas da equipe. Separamos algumas etapas que podem ajudar a sua empresa na organização da informação, veja as etapas da organização de documentos neste artigo.
Planejamento e Roadmap
Estando ciente dos desafios e com uma metodologia de organização estabelecida, é hora de pensar em planejamento e Roadmap, nossa equipe colocou um passo a passo que pode ajudar a desenvolver um Roadmap prático, usando ferramentas de ECM, neste link.
Atividades como a indexação e captura, gestão de ativos, acessibilidade, segurança, temporalidade, integração com sistemas, escalabilidade e facilidade de uso são fazem parte de um ciclo constante de melhorias. Falamos sobre essas etapas da boa gestão de documentos aqui.
Caso você ainda tenha dúvidas sobre executar uma boa gestão de documentos, converse com a nossa equipe.
