O Decreto No. 10278 de 18 de Março de 2020 regulamentou a técnica e os requisitos para a digitalização documentos e seu armazenamento em meio digital. O texto do decreto define o prazo de guarda dos documentos digitalizados e quais podem ter seus originais em papel destruídos. O decreto mencionado regulamenta artigos de duas leis:
Com base nesse decreto pode-se afirmar que UMA PARTE dos documentos físicos de uma empresa pode ser descartada, se obedecidos TODOS OS TERMOS E DIRETIVAS contidos nas leis acima, que tratam desde a forma de digitalização, proteção e armazenamento até a responsabilidade jurídica pelos procedimentos e arquivos digitais.
Parte dos documentos, como contratos, recibos de pagamento, documentos de folha de pagamento, livros fiscais, notas fiscais originadas em papel precisam ser mantidas pelo seu período de prescrição correspondente no formato físico que cujo prazo varia, veja:
- Documentos tributários: até 5 anos.
- Contribuições previdenciárias: até 10 anos.
- Documentos trabalhistas: de 2 a 5 anos.
- FGTS: 5 anos (de acordo com última instância do STF).
A AGM Gestão de Documentos oferece digitalização, gestão eletrônica e quando necessário, a guarda de documentos físicos; tudo de forma flexível e adaptável as necessidades de qualquer negócio. Fale conosco.
