A Nota Fiscal é um dos documentos mais importantes da contabilidade. Para as empresas e para o governo, é o documento que comprova a existência de uma transação comercial (venda ou execução de serviços). Além disso, a Nota Fiscal é utilizada como instrumento de fiscalização e recolhimento de impostos e é apenas um dos documentos contábeis essenciais na operação das empresas, que se dividem em dois grupos: estruturados e desestruturados.

Quando um documento é estruturado

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o melhor exemplo de um documento fiscal estruturado – ou seja, amparado pelo Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED – e possuem um formato que facilita seu trânsito por processos automatizados.

E quanto os documentos são desestruturados?

Diversos outros documentos como canhotos assinados de DACTE, DANFE, Notas Fiscais de Serviços Eletrônica (NFS-e) e outros são classificados como desestruturados por obedecerem a outras regulamentações, como as municipais. E vem em diversos formatos distintos como PDFs, XMLs, HTML, Formulários impressos, cartas de próprio punho etc.

A correta gestão desses documentos não está diretamente integrada a soluções do governo e requer uma organização e uma política de gestão de documentos fiscais. Para facilitar o dia a dia da contabilidade no recebimento, digitalização, localização e no agrupamento correto dos documentos desestruturados, a solução em ECM – Gestão de Conteúdo Empresarial – se integra aos sistemas contábeis e proporciona redução de tempo em todas as atividades operacionais. Para saber mais sobre isso, fale com a AGM Gestão de Documentos.