O armazenamento de informação em papel ainda deve existir por algum tempo, especialmente no caso de guarda de documentos trabalhistas por mais de 30 anos; ou ainda pela oferta abundante de mão de obra voltada para a gestão documental. No entanto, já está disponível a tecnologia que reduz completamente riscos (e custos) na transição do documento físico para o digital.
Os novos modelos de inteligência artificial (AI) e o chamado “aprendizado de máquina” (Machine Learning) associados aos sistemas de ECM reduzem riscos no processo de digitalização e classificação as tornando totalmente automatizadas. Tais modelos “aprendem” a classificação correta de documentos complexos, com alguma ajuda humana especializada, e deixam a informação crítica organizada e disponível para uso.
Em um âmbito mais tecnológico, o Instituto de Pesquisas Tecnológicas – IPT – aponta que a implantação de ECM baseada no método de análise de riscos chamada framework 4A reduz problemas com projetos de ECM pois baseia sua operação em 4 fatores principais:
- Disponibilidade (Availability): risco de o projeto usar mais memória que o necessário.
- Acesso (Access): risco de falhas de acesso ou liberação errônea de informação.
- Precisão (Accuracy): risco de classificação incorreta.
- Agilidade (Agility): risco de um modelo de classificação requerer mais tempo que o necessário
Por ser baseado nesses fatores o ECM reduz os riscos com classificação e digitalização errônea. Dessa forma, a informação crítica usada em tomadas de decisão preserva todas as frentes da empresa: estratégica, reputação, operacional, financeira e de compliance. Saiba mais sobre isso, fale conosco.
