Você lembra de como era o processo para obter uma decisão em um projeto há alguns anos? A impressão interminável de papéis, contratos, pedidos de compra etc. E pessoas dedicadas exclusivamente a cobrar a assinatura de todos os envolvidos em uma determinada ordem que, quando desobedecida, causava intermináveis reuniões sobre “quem errou”.

Soluções em Gestão Eletrônica de Documentos (ECM) são a resposta tecnológica necessária para encerrar esse e outros problemas como o uso excessivo de papel, de espaço físico das empresas, e a velocidade de atendimento e decisão…muitas empresas desejam chegar também neste nível de organização. Para isso, separamos aqui um checklist em 10 passos para ajudar gestores na escolha de um sistema de gestão de documentos, veja:

1. Considere suas necessidades

O que você precisa para rodar o seu negócio de forma tranquila? Liste todas as dificuldades que departamentos têm com documentos e cruze com funcionalidades do ECM que atendem diretamente esses pontos.

2. Escolha um bom fornecedor

Busque e avalie cada fornecedor de soluções com cuidado e elabore uma lista de questões detalhadas para ser respondida por cada fornecedor. Como estão as opiniões de seus clientes na internet, há quanto tempo eles tem experiência em lidar com documentos?

3. Foco no Usuário

Conheça a interface dos sistemas de ECM e verifique a facilidade de navegação. Uma interface simples e intuitiva – que necessite de poucas consultas ao manual – terá um grau maior de aceitação entre os seus colaboradores (aderência).

4. Considere Integrações

Tenha em mente todas as integrações que o sistema de ECM precisa com seus outros softwares corporativos, de forma que seus usuários não precisem ficar pulando de aplicação em aplicação para realizar as tarefas do dia a dia.

5. Priorize o Suporte ao Cliente

O fornecedor escolhido tem que estar alinhado com todas as necessidades da sua empresa. Quais os canais de contato? Qual a disponibilidade e flexibilidade de atendimento?

6. Escolha um ECM colaborativo

Pesquise quais soluções em ECM permitem colaboração na criação e edição de documentos:  agilidade no acesso, a capacidade de acessar de qualquer lugar ou dispositivo e controle preciso de versões e modificações.

7. Entenda a captura de dados

As melhores soluções em ECM são aquelas que permitem captura de dados através dispositivos variados e extração e categorização inteligente desses dados.

8. Invista em Segurança

Avalie entre todas as soluções em ECM, quais as que apresentam um rigoroso protocolo de segurança e que usam por exemplo, criptografia para manter dados sensíveis seguros.

9. Solução que aprimora processos

Um dos focos do ECM é ajudar na produtividade, por isso a solução deve conter funcionalidades que contribuem com a Gestão de Processos de Negócios (BPM). Trilhas de auditoria que monitoram mudanças e ferramentas ágeis de busca de documentos são fundamentais.

10. Controle Administrativo adequado

Tem que ser fácil para o Gestor de Informação definir quais colaboradores podem ler, editar, excluir ou acessar documentos de forma a garantir que informação sensível não chegue a mãos erradas.

A seleção do ECM para a sua empresa deve trazer eficiência e produtividade. Aproximadamente 80% da informação valiosa das empresas é não estruturada (originada de diversos canais, fontes e formatos distintos), a seleção de uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos adequada ajudará a empresa no processo de organizar essa informação, tornando-a uma excelente base de dados para tomada de decisões. Saiba mais sobre isso, fale com os especialistas da AGM.