A Digitalização de documentos envolve tornar todo o acervo de documentos físicos de uma empresa em arquivos digitalizados. Existe certa dúvida quanto a esse processo e, por isso, exemplificamos ele em 4 etapas, vamos lá:

Preparação.

Nessa etapa todos os documentos são separados para que facilitem seu processo de digitalização. Remoção de espirais, grampos, encadernação etc.

Digitalização

É realizada a digitalização de cada parcela de informação utilizando Scanners com tecnologia de ponta. Aqui são usadas tecnologias de reconhecimento de caractere digitado e manuscrito, como o OCR e o ICR. Em último caso, pode ser realizada até a digitação manual de certos documentos.

Indexação e Guarda do Documento Físico.

Cada parcela de informação digitalizada na etapa anterior recebe números de identificação relacionados com o documento físico (que é preservado em caso de valor histórico e respeitando as premissas do decreto Nº 10.278.

Verificação de Qualidade.

É feita uma varredura dos documentos digitalizados e da qualidade de todas as etapas anteriores do processo para aprovação e liberação para consulta e uso dos documentos digitalizados.

Essas etapas são gerais e representam apenas parte do processo. Para um detalhamento maior adaptado as necessidades do seu negócio. Fale com a AGM.