Vamos supor que você e a sua empresa conquistaram certo grau de transformação digital: você possui atividades de digitalização – terceirizadas ou não – que transferem todo o legado de documentos físicos da empresa para o formato digital; grande parte dos seus documentos já estão em servidores ou armazenados em soluções comuns em nuvem. E parece que tudo está resolvido…

E então, problemas…

Após algum tempo trabalhando dessa forma, você percebe que seus colaboradores voltaram para o modelo “antigo”: mesmo no meio digital todos reclamam de dificuldade em localizar um documento, ou sua versão final, ou cada departamento tem necessidades específicas não atendidas; e assim o tempo – e recursos – voltam a ser desperdiçados. Isso ocorre geralmente por que a empresa deixou de considerar 3 fatores importantes na implantação de Gestão de Documentos, veja:

1. Você precisa ver a Gestão de Documentos como uma plataforma

Cada departamento da empresa usa a Gestão Eletrônica de Documentos de acordo com sua necessidade: um departamento de contratos, um setor de atendimento ao cliente etc. Existem parametrizações e adequações que devem ser feitas para que cada departamento tenha suas necessidades atendidas dentro da ferramenta. E isso é resolvido desenvolvendo um Roadmap de Gestão de Documentos que aponta as prioridades de cada área.

2. Você não pode deixar tudo muito complexo

Esse erro é o oposto do erro número 1. Se no erro acima a implantação da Gestão Eletrônica de Documentos foi feita de forma simples, aqui a complexidade afasta o usuário e gera problemas. Exageros na definição, nas funcionalidades, na quantidade de campos na interface, nas etapas parametrizáveis de workflow etc. etc. etc… Não assuma que todo usuário é um “arquivista treinado” em categorizar documentos. A solução nesse caso é o equilíbrio entre simples e complexo, que requer a experiência de Analistas de Negócios e Processos.

3. Não se esqueça da Gestão de Mudança

Muito falada, mas raramente implantada de fato, a gestão de mudança toca diretamente o seu colaborador. Falhar em envolver os colaboradores em uma mudança geralmente representa o fracasso de um projeto. A implementação de uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos requer a participação do usuário do início ao fim. Explique o planejamento, envolva-os na fase de análise e de teste. Eles serão os grandes multiplicadores da mudança.

A implantação bem sucedida da Gestão Eletrônica de Documentos começa por mapeamento e processos inteligentes de digitalização e, ao considerar os 3 fatores acima, é provável que o projeto conquiste muito mais adeptos e sucesso. Saiba mais sobre isso, fale com a equipe da AGM.