Devido ao volume de documentos cuja guarda é exigida por lei, foi necessário definir métodos de organização que facilitassem a busca de informações – especialmente no caso de documentos físicos (papéis). Para que a gestão de documentos fosse eficiente, foram elaborados tipos de arquivamento, veja os mais comuns:

• Alfabético: documentos organizados de acordo com a primeira letra do nome do documento.
• Numérico: usado de 3 formas diferentes; simples (números crescentes); cronológicos (números usando a data de criação) e o dígito-terminal (criação de grupos numéricos para grande quantidade).
• Geográfico: organização baseada em local de origem do documento.
• Ideográfico: arquivamento um pouco mais complexo baseado no tipo de assunto de um documento.

Independente do tipo de arquivamento adotado, é importante evitar um gasto excessivo da sua equipe nessa atividade. Hoje em dia é possível uma parceria com empresas especializadas nas atividades de digitalização e no uso de Gestão Eletrônica de Documentos, que tornam o processo de arquivamento mais rápido – tomando menos tempo dos colaboradores e menos espaço útil nas empresas. Saiba mais, fale com a AGM.