Na realidade atual, a quantidade de transações realizadas diariamente por uma empresa resulta na criação de diversos documentos, físicos ou digitais. Em um estudo do portal Ontask.IO, aproximadamente 15% da receita de uma organização é usada na criação, gestão e distribuição desses arquivos e documentos – muitas vezes são contratos, planilhas, gráficos, comunicados, dados de colaboradores etc. – os quais contribuem diariamente na performance da empresa.
A gestão desses documentos, quando feita de forma eficiente, contribui para a otimização do tempo gasto nas tarefas, que de acordo com o mesmo estudo mencionado acima, é responsável por 60% do tempo dos colaboradores. Para a gestão de documentos ser eficiente, diversas organizações recomendam 3 práticas principais:
- Uso da Gestão Eletrônica de Documentos – com soluções GED ou ECM.
- Organização e classificação das informações – para facilitar a localização.
- Estabelecer níveis de acesso a documentos e arquivos – para evitar vazamento de informações sensíveis.
Migrar todos os arquivo e legado da empresa para o meio digital evita falhas no controle, na localização e na segurança de informações, fazendo com que esses 60% do seu colaborador sejam melhor aproveitados, converse com a AGM para saber mais como usar o ECM para facilitar o dia a dia.
