O processo de digitalização de documentos é uma etapa importante da Gestão Eletrônica de Documentos (que hoje evoluiu para a solução chamada ECM – Gestão de Conteúdo Empresarial). No entanto existem 3 termos fundamentais no processo de tornar a informação da empresa digital que pedem esclarecimentos: o “escaneamento” de um documento, a sua Digitalização de fato, e a Transformação Digital.

O ato de “ESCANEAR” documentos se refere apenas à criação da representação digital de um objeto. Por exemplo: escaneamos um contrato e o transformamos em PDF. É o passo inicial e fundamental dentro da Gestão Eletrônica de Documentos (atual ECM).

Já a “DIGITALIZAÇÃO” se refere a melhorar processos repetitivos – efetuados por colaboradores – usando tecnologia digital. Um exemplo é a captura automática de dados de um contrato ao ser transformado em PDF, usar esses dados para alimentar ou disparar comandos para outros sistemas. É com a DIGITALIZAÇÃO que há redução de custos e melhora na produtividade.

A “TRANSFORMAÇÃO DIGITAL” é o terceiro nível de todo esse processo. Aqui processos de negócio são profundamente alterados pela tecnologia. É o momento em que o controle físico e local de uma atividade passa para o monitoramento e controle remoto: um exemplo é a integração entre informações de vendas e fornecedores de matéria prima em uma cadeia de suprimentos.

Uma atividade depende da outra para ocorrer, e está diretamente ligado a maior eficiência da empresa. Para saber mais sobre o processo, converse com a equipe da AGM.