Independente do tamanho da empresa, há um inevitável – e necessário – fluxo de documentos no dia a dia. Por lei, é exigida a guarda física ou digital de parte desses documentos. A guarda digital é facilitada por digitalização e ECM, mas, em relação a documentos/relatórios, caso não haja um destino correto, ou um armazenamento correto para estes, o que pode ocorrer?

Problemas da guarda incorreta de documentos

O principal problema é PERDA DE TEMPO, causado pela falta de organização e até mesmo limpeza adequada. Um estudo do Gartner disse que, em média, cada documento perdido pode levar de 18 minutos a 50% do tempo de trabalho para ser localizado.

Além disso, outros problemas como AUMENTO DE DESPESAS, causado pelo extravio; e a INSEGURANÇA causada pelo vazamento de informações e até mesmo a FALHA NO CUMPRIMENTO DE LEGISLAÇÃO devido a não apresentação de determinados documentos causam sérios problemas de performance e credibilidade para o negócio.

Solução

Inovações na tecnologia de armazenamento, e novas práticas de guarda de documentos (“offsite”), ajudam a garantir controle detalhado na guarda, dando correta destinação (da criação à destruição); e a redução para segundos na localização de informação. Saiba mais, fale com a AGM.