Dentro de todos os projetos de transformação digital de uma empresa, existe uma forma de relacionar a automação de processos, a gestão eletrônica de documentos e, ao mesmo tempo, estar em conformidade com a LGPD (a Lei Geral de Proteção de Dados). Para entender a relação entre os três, imagine esse exemplo: sem querer, uma empresa expõe informações sensíveis, causando o vazamento de informações e o roubo de dados pessoais de clientes.

“A principal consequência da má gestão de documentos leva à perda de informações valiosas para as empresas, como contratos, acordos, registros contábeis e fiscais, sem contar dados pessoais dos clientes, o que acarreta diretamente violação das diretrizes da LGPD.” Comenta João Góis, da Gestão de Negócios da AGMDOC. “Os prejuízos financeiros vem com multas e sanções, perda de produtividade e até na reputação da empresa para com o consumidor”.

Como resolver a má gestão de documentos?

Explicando de forma mais simples, a solução para a má gestão de documentos começa no mapeamento dos processos da empresa. São detectados gargalos, falhas em procedimentos e segurança que são otimizados com o acompanhamento da liderança. Num segundo momento, esse processo é automatizado, e cada parcela de informação sensível é transferida do meio físico (papéis) para um ambiente digital seguro.

Qual o resultado?

O resultado da automação de processos é que a empresa mantém um fluxo organizado, mais produtivo, de informações. “É possível preservar digitalmente todo histórico de pessoal envolvido na criação, edição e destruição de qualquer documento. Se o cliente desejar, até a guarda de documentos físicos – requeridos por lei – é realizada pela nossa equipe.” Comenta João Góis.

Em relação ao tratamento da informação, a automação de processos permite adesão à LGPD, ao Decreto 10.278 e ao padrão ICP-Brasil de segurança de informação. O principal? O cliente remove as tarefas repetitivas e perda de tempo das suas equipes. Além disso, a empresa que adere à automação de processos  dá 5 passos importantes na Transformação Digital de uma só vez.

Saiba como fazer isso, fale com os especialistas da AGMDOC.