Um estudo recente, divulgado no portal de notícias norte americano CNBC, falou a respeito do prejuízo financeiro que a falta de organização causa nas empresas. Uma entrevista com 800 colaboradores de diferentes níveis salariais e competências determinou que o tempo procurando por itens perdidos (de documentos e arquivos a pen drives) custa aproximadamente US$ 177 bilhões por ano em horas de trabalho – e isso somente nos EUA.

O problema não é só com arquivos físicos, o digital mal organizado também contribui para esse prejuízo imenso. A pesquisa levantou dados de que um colaborador passa um estimado de 76 horas por ano – prazo equivalente a duas semanas de trabalho procurando arquivos físicos ou mesmo dentro do computador e mais: 3 de 10 colaboradores afirmaram ter perdido pelo menos uma pasta de arquivo no ano passado.

Outro dado interessante sobre organização, que impacta tanto colaboradores quanto empresários, mostra que 9 entre 10 entrevistados afirmam ter perdido reembolsos de viagem devido a desorganização em agrupar tíquetes, recibos e outros tipos de notas fiscais.

Uma das formas mais eficientes de evitar a desorganização de papéis e arquivos é estabelecer a digitalização do legado de documentos da empresa, o armazenamento de papéis obrigatórios, regras de segurança e acesso a informação e um fluxo organizado de gestão da informação. Tudo isso é possível através da Gestão Eletrônica de Documentos, e de ferramentas de ECM. Para saber mais sobre como implementá-las, fale com a AGM.