O decreto nº 10.278 de 18 de Março de 2020 permitiu que documentos digitais tenham o mesmo valor legal dos documentos físicos. Uma série de regras técnicas e procedimentos devem ser seguidos ao executar processos de Gestão Eletrônica de documentos.

No post anterior fizemos um resumo de pontos importantes do Decreto. Entre eles falamos da
importância do controle, localização e validação do arquivo digital. Para isso deve usar o padrão ICP-Brasil ou Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira para a certificação digital de seus documentos.
O certificado digital é uma validação decretada pelo ICP-Brasil (Infraestrutura das Chaves Públicas), sendo responsável pela segurança total na conversão do seu documento físico para digital. É a forma de comprovar que o documento digital é fiel ao físico através da assinatura com certificação digital. O ICP garante contingências como, por exemplo, ser obrigatório salvar arquivos em formatos PDF/A que podem ser abertos em qualquer sistema.

O procedimento de certificação pode ser realizado dentro de ferramentas de ECM através de criptografia e segurança, tornando o arquivo digital autenticado pelas regras do Decreto 10.278 de digitalização de documentos.